Наш проект TopHR развивается и обрастает новыми функциями, благодаря запросам наших клиентов. Например, мы недавно запустили модули «Часто задаваемые вопросы» и «Exit-интервью». Сейчас наша команда приступила к новой задаче - автоматизации процесса подбора сотрудника: от подачи заявки до подписания трудового договора. Мы решили разделить процесс на две части: a) обработка заявки на подбор; b) прием сотрудника в компанию. В статье мы поговорим про первый этап - создание заявки на подбор и прохождение этапов рекрутинга.
Кто может инициировать заявку на подбор? Первоначально мы представляли, что заявки могут создавать только руководители подразделений, они же являются теми, кто отвечает за выполнение плана бюджета. Выяснилось, что в реальной жизни заявки часто заполняет неограниченный круг лиц. Обычно сотрудник согласовывает с руководителем вопрос вакансий в оффлайне, на словах, а потом запускает процесс. Поэтому мы открыли возможность создания заявки для всех сотрудников, но без доступа к размерам окладов из штатного расписания. Для заказчика очень удобно, когда разработчик находится под рукой, это дает возможность оперативно, на ходу менять процессы. Скриншот иллюстрирует открытие новой вакансии.
Следующим шагом определили многочисленные и довольно навороченные параметры заявки:
Теперь нужно отрисовать маршрут согласования заявки по всему циклу отбора. Сотрудник создал заявку на открытую вакансию аккаунт-менеджера в связи с переводом Омарова Тимура в другое подразделение. После создания заявки, она сразу поступает на проверку в кадровую службу. Специалист должен проверить заявку на правильность её заполнения, провести сверку со штатным расписанием на наличие открытой вакансии и бюджета. Если специалист одобряет заявку, то она попадает к тим-лиду рекрутинга для дальнейшего процессинга.
Если позиции закреплены за рекрутерами, то заявки к ним попадают автоматически. По остальным позициям тим-лид назначает ответственного рекрутера, который проработает заявку от начала до конца. Рекрутер вручную (это временное решение) размещает заявку на работных сайтах и начинает поиск кандидатов. По полученным откликам рекрутер заводит пул-кандидатов на каждую заявку. В случае заинтересованности бизнес-заказчика (обычно это руководитель подразделения), рекрутер высылает приглашение на собеседование, согласовав дату и время со всеми участниками процесса. Участников определяет инициатор заявки.
Предположим, что наш кандидат Кайрат Ахметович успешно прошел первое собеседование, и мы готовы дальше рассматривать его на позицию аккаунт-менеджера. Рекрутер высылает ссылку на TopHR для заполнения анкеты кандидата. После успешной авторизации и смены временного пароля у кандидата появляется возможность заполнить анкету для проверки службой безопасности. Кандидат должен внести информацию о себе, образовании, опыте работы, родственниках, ссылки на профили в соц.сетях, воинскую обязанность, знание языков, хобби. Количество полей зависит от требований к вакансии, их можно кастомизировать по запросу. Как только кандидат заполняет анкету, она поступает на проверку безопасникам.
Служба безопасности проверяет анкету кандидата и даёт свое заключение. У них свои источники для проверки, все что нужно от них “Прошел” или “Не прошел” с указанием причины. Параллельно с проверкой ответственный рекрутер готовит предложение на работу (job offer) Кайрату Ахметовичу. Если Кайрат успешно прошел проверку и по пути не передумал, то ему направляется пакет документов на изучение с последующим подписанием. Все документы попадают в кадровую службу в личное дело. Если Кайрат отказался или не прошел проверку, то TopHR возвращает заявку на этап согласования кандидатов с бизнес-заказчиком.
TopHR запоминает анкеты навсегда. Если через несколько лет кандидат снова захочет попытать счастья, то для компании он не будет новичком. Может смениться несколько поколений рекрутеров и безопасников, но ранее отвергнутый кандидат не сможет снова проникнуть в компанию.
Для чего мы это делаем? Ответ многофакторный.
Экономика: Мы хотим понять, во сколько заказчику обходится текучесть кадров в разрезе групп и категорий персонала. Какие ресурсы (человеческие и временные) затрачиваются при найме? Сколько стоит закрытие одной вакансии?
Следующим шагом, мы ответим на вопросы: Сколько стоит нам обучить нового сотрудника? Сколько необходимо времени, чтобы он начал самостоятельно выполнять свою работу? Во сколько обходится потерянное время, если новый сотрудник ушел на этапе адаптации?
Бизнес-процессы: Мы хотим сложный многоступенчатый процесс рекрутинга разбить на множество мелких, простых шагов и распределить их между участниками. Это даст нам возможность а) измерять затраты на каждый шаг, b) увеличивать производительность без роста численности рекрутеров.
Риски: Благодаря стандартизации процесса будет обеспечено единообразное исполнение функции рекрутинга во всех подразделениях и территориях. Это позволит исключить попадание в компанию нежелательных элементов за счет единого хранилища анкет и минимизации человеческого фактора. Вся информация по подбору отныне будет храниться в TopHR, а не в блокнотах, таблицах, записках или компьютерах десятков, а может и сотен сотрудников.
Клиентский опыт: Как известно, невозможно во второй раз произвести первое впечатление. Когда кандидат сталкивается с ясным, современным, предсказуемым поведением будущего работодателя, в его душе начинает расти первый росток лояльности. Даже если кандидату будет отказано, он будет понимать, что это произошло в силу объективных причин.
