Определение бюджета на автоматизацию HR-процессов зависит от многих факторов, включая размер компании, количество сотрудников, количество HR-специалистов, уровень автоматизации, которая уже есть и количество процессов, которые необходимо автоматизировать.
Мы с коллегами несколько лет подряд отмечаем растущий интерес к HR-автоматизации. Наиболее частые запросы - это автоматизация рекрутинга, адаптации и оценки персонала. Компании ставят перед собой несколько целей: повышение эффективности от имеющихся человеческих ресурсов, максимизация вовлеченности персонала, прозрачность в процессах и отношениях, и справедливой оценки. Бенефициары HR-автоматизации и их выгоды:
Акционеры. Снижают стоимость управления эффективностью трудовых ресурсов и ежедневную вовлеченность в бизнес.
Топ-менеджмент. Получают ясную картину одного из своих стратегических активов персонала и упругую управленческую структуру, которая быстро реагирует на управляющее воздействие. Снижают стоимость управления эффективностью трудовых ресурсов и ежедневную вовлеченность в бизнес.
HR-служба. Избавляется от бессмысленных операций, бесконечного copy-paste, “зоопарка” разрозненных систем и Excel-ного рабства. Фокусируется на стратегических HR-функциях и творческих задачах по развитию персонала.
Линейные руководители. Получают инструменты и навыки управления главным предметом своего труда 一 людьми.
Сотрудники. Получают возможность честного диалога с работодателем, возможность высказаться, быть услышанными и строить свою карьеру на основе своего таланта.
Согласно исследованиям немецкой консалтинговой компании Kienbaum, HR-автоматизация позволяет сэкономить до 40% времени HR-подразделения, а это означает, что HR-ы смогут уделять больше внимания управленческим HR процессам: поиску и подбору персонала, программе адаптации, постановке целей и оценке достижений, оценке и развитию компетенций, формированию кадрового резерва, продвижению по карьерной лестнице и опросам.
Мы собрали 7 шагов, которые могут помочь определить и сформировать бюджет на HR-автоматизацию:
Оцените текущие расходы на HR-процессы: прежде чем определить бюджет на автоматизацию HR-процессов, важно понимать, сколько денег компания тратит на персонал в настоящее время. Это может включать затраты на рекрутинг, подбор персонала, оценку, обучение и развитие, управление производительностью, компенсации и прочие.
Определите цели автоматизации: перед тем, как подготовить бюджет, необходимо определить, какие конкретные HR-процессы необходимо автоматизировать, чтобы достичь более эффективной работы и снижения затрат. Цели автоматизации могут быть разными в зависимости от компании, её зрелости и потребностей. Цели могут включать сокращение времени на выполнение задач, уменьшение ошибок, повышение точности данных, увеличение вовлеченности и повышение результативности.
Определите необходимый функционал: после определения целей автоматизации, необходимо определить, какие функции должна иметь система автоматизации HR-процессов, чтобы эффективно решать поставленные задачи. Наиболее частые запросы на HR-автоматизацию: поиск и подбор персонала, адаптация, оценка потенциала сотрудника и его результативности, опросы, кадровые заявки. В этих процессах очень много рутинных шагов, которые легко ложатся в автоматизацию.
Исследуйте рынок и цены: проведите исследование рынка, чтобы определить, какие программные продукты доступны для вас и какие на них цены. Существуют как облачные решения, так и коробочные продукты (их часто называют on-premise), имеющие различные функции и возможности интеграции. Важно выбрать решение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям и бюджету. Однако, не стоит забывать и про регуляторные требования при рассмотрении международных решений (закон о персональных данных).
Оцените стоимость реализации проекта: для подготовки бюджета на HR-автоматизацию необходимо оценить стоимость реализации проекта, включая затраты на программное обеспечение, интеграцию с существующими системами, внедрение, обучение ключевых пользователей, настройку системы и техническую поддержку. Помимо стоимости запуска проекта, постарайтесь оценить бюджет на последующее развитие проекта. Ваши требования будут обязательно меняться по мере усовершенствования процессов и их зрелости.
Оцените ROI: постарайтесь определить ожидаемый возврат инвестиций (ROI) от автоматизации HR-процессов. Например, сотрудник, не прошедший испытательный срок, может вам стоить 4-5 его зарплат. Или другой пример. Linkedin утверждает, что компании, которые автоматизировали HR-процессы, зарабатывают на 15% больше конкурентов. Возврат инвестиций может включать снижение затрат на HR-процессы, повышение производительности, уменьшение времени на выполнение задач. Оценка ROI может помочь определить бюджет, который компания может выделить на автоматизацию HR-процессов.
Создайте план: после определения бюджета на автоматизацию HR-процессов, создайте план внедрения, который учитывает потребности компании и цели автоматизации. В плане должны быть указаны сроки, задачи, ответственные сотрудники. Также не забывайте включить лидеров в проект, они должны поддержать HR-автоматизацию и трансформацию, которую вы затеяли.
Как правило, HR-м довольно трудно провести такую работу в одиночку. Их компетенции лежат в другой плоскости. Мы советуем привлечь в союзники финансового директора и главного ИТ-шника. Всю первичную информацию и выводы вы должны подготовить сами. Оставьте им только верификацию и одобрение. Обычно коллеги не любят погружаться в детали чужой проблемы.
Но до начала процесса бюджетирования постарайтесь поговорить с ними и понять, что нужно учесть в работе. Также, постарайтесь выяснить, что у них болит. Если вы покажете решение их проблем, то вы получите сильных союзников. Например, Финдира можно «купить» на прозрачность процессов, оперативную отчетность, в перспективе на снижение расходов на персонал. CIO может клюнуть на то, что вы перестанете приставать к нему со своими задачами, до которых у него руки все равно никогда не дойдут. Ведь для CIO вопросы бизнеса, финансов, клиентов всегда будут иметь более высокий приоритет.
Мы вместе с коллегами из TopHR досконально прорабатываем каждый запрос и стараемся предоставить нашим заказчикам наиболее точную оценку по бюджету на HR-автоматизацию. Мы обязательно проводим демонстрацию нашего решения TopHR и если по результатам встречи бизнес-заказчик все еще заинтересован, то договариваемся о предпроектном обследовании.
Предпроектное обследование помогает нам понять необходимость проекта, очертить функциональные требования, сроки реализации и стоимость предстоящих работ. За предпроектное обследование мы не берем денег и весь риск лежит на нас. Лучше на берегу понять, насколько мы с заказчиком подходим друг другу, чем начинать проект с закрытыми глазами.
