Бір компанияның басқармасы міндет қойды: стратегиялық мақсаттарды топ-менеджменттен қатардағы маманға дейін сапалы бөлшектеу арқылы бизнестің басқарылуын арттыру. Тапсырыс берушінің тұжырымы қатаң естілді: «Біздің мақсат — биыл айналымды екі есе арттыру. Бізге жүкті тартатын команда керек. Бізге генералдар емес, нарықта ұрыс жүргізе алатын офицерлер керек».
Неліктен бұл тек сату бөлімінің міндеті емес
Ойға бірінші келетіні — коммерциялық директорды сатуды өсіруге жауапты етіп тағайындау, трафик пен лидтерге маркетингті қосу, бюджет пен ынталандыру бағдарламасын бөлу. Бірақ бұл жеткіліксіз.
«×2» мақсатына жету үшін оған бүкіл компанияны тарту керек: өндірісті, логистиканы, жабдықтауды, қаржыны, бухгалтерияны, IT-ды, қолдауды, тәуекел-менеджментті, аналитиканы — бұл туралы 1954 жылы-ақ Питер Друкер жазған. Бөлімшелердің мақсаттары өзара келісілмесе, кезең соңында топ-менеджмент көңілі қалады, ал қалған бөлімшелер әділетсіздік сезімін бастан кешеді: «біз жұмыс істедік, есептер дайындадық, процестерді реттедік — жай ғана біздің мақсаттарымыз ортақ мақсатпен байланыспаған екен».
Міндеттің шарттары
Типтік жағдайды алайық: 500+ қызметкері бар компания, құрылымның кемінде 4 деңгейі, бас кеңсе мен өңірлік өкілдіктер, бір мезгілде әкімшілік және функционалдық иерархия, топ-менеджерлер үшін бекітілген мақсаттар.
Мақсаттар жүйесіне қойылатын талаптар:
- мақсаттар қызметкермен бірге қойылады — нақты не істеуге болатынын тек ол біледі;
- мақсаттар сандық та, сапалық та деңгейде тұжырымдалады;
- мақсаттар өршіл, бірақ қолжетімді;
- кемінде 3 мақсат, ең көбі 7;
- бағыныштының мақсаттары басшының мақсаттарынан бөлшектеледі;
- прогресс тұрақты бақыланып, түзетіліп отырады.
Мақсаттарды жарты жыл бойы ай сайын бекітіп, қадағаласа — бұл кезеңге 15 000 көрсеткіш. Қолмен мұны жүзеге асыру іс жүзінде мүмкін емес. Жаман жаңалық: Excel де бұл мәселені шешпейді — барлық 500 қызметкерді қамтып үлгергенше, жаңа есептік кезең басталады.
Шешім: TopHR-дағы «Мақсат қою және жетістіктерді бағалау» модулі
Біз TopHR-да күнделікті әрекеттерден босататын модульді егжей-тегжейлі пысықтадық: қызметкерлер мақсаттар карталарын иерархия бойынша топ-менеджменттен қатардағы маманға дейін «төмен түсе» отырып толтырады. Жүйе әр қатысушыға кезеңге арналған картаны толтыру, өзгерту, түзету немесе келісу қажеттігі туралы автоматты түрде хабарлайды. Мақсаттарды бекіту екі тараптың — басшы мен бағыныштының қатысуын талап етеді; бір тарап өзгеріс енгізсе, екіншісі міндетті түрде хабарлама алады. Бұл ашықтықты және әркімнің жауапкершілік аймағын түсінуді қамтамасыз етеді.
Модульді пайдалану барысында біз жобалау кезеңінде алдын ала болжау мүмкін емес бірнеше тар жерді анықтадық.
1-тар жер. Мақсат қою формасы
Біз әдеттегі Excel файлының құрылымын веб-формаға көшірдік — браузер арқылы толтыру қиындық туғызбайды деп болжадық. Шындық басқаша болды: пайдаланушылар өз мақсаттарын басшының мақсаттарымен шатастырды, бөлшектеу логикасын түсінбеді, сондай-ақ көрсеткішті мақсаттың өзімен шатастырды. Оқытуға қарамастан, «көрсеткіш түрі не үшін керек» деген сұрақ ашық қалды.
Бұл мәселені шешуге үш спринт кетті: жаңа форма тұжырымдамасы бойынша дизайн студиясымен екі апталық бірлескен жұмыс және оны баптауға тағы екі апта.
2-тар жер. Мақсат қоюды өкілеттік беру
Бизнес-процесс жалпы міндетті шешті, бірақ топ және мидл-менеджментке қолайсыздық туғызды. Негізгі мәселе: топ басшысына ол жеке танымайтын өңірлердегі қызметкерлердің карталары келіп түсті, бірақ формалды түрде ол олардың жетекшілік етуші менеджері болды. Нақты нәтижелерге өңірлерді тұрақты бақылауда ұстаған төменгі деңгейдегі басшылар жауап берді.
Біз құрылымдық бөлімше бойынша мақсат қоюды өкілеттік беру функциясын қостық. Осыдан кейін техникалық қолдауға өтініштер саны күрт азайды.
3-тар жер. Кадрлық өзгерістер кезінде карталарды өзектендіру
Ұйым — тірі ағза: жаңа қызметкерлер келеді, біреу ауысады немесе декреттік демалысқа кетеді, біреу жұмыстан шығады. Алғашында біз мұндай міндеттерді жартылай қолмен шештік — бірақ қалған 20% стандартты емес жағдай команданың күш-жігерінің 80%-ын жей бастады.
Біз тапсырыс берушімен жаңа итерация туралы келістік: енді 1С-тағы әр кадрлық оқиғаға TopHR-да тиісті ішкі процесті автоматты түрде іске қосатын триггер ілінген.
- Қызметкерді қабылдау → басшыға сынақ кезеңіне (3 ай) мақсат қою тапсырмасы, ал сынақтан сәтті өткеннен кейін — жылдық мақсат қою тапсырмасы келеді.
- Қызметкерді ауыстыру → бұрынғы басшыға қол жеткізілген нәтижелерді тіркеу, ал жаңасына — ауыстырылған қызметкерге мақсат қою тапсырмасы келеді.
- Жұмыстан шығу → мақсаттар картасы «жұмыстан шығуға байланысты жабылды» деген белгімен автоматты түрде жабылады.
Нәтиже
Нәтижелілікті басқарудың толық циклі шықты: мақсат қоюдан бастап аралық бақылауы мен уақтылы түзетуі бар қорытынды бағалауға дейін. Процесс нақты пайдалануда екі жылдық мақсат қоюдан өтті және әртүрлі функционалы бар 1000+ қызметкерде сыналды.
Дайын іске асыру басқа салаларға «қораптан» бірден сай келмеуі мүмкін екенін түсінеміз — сондықтан процесті бейімделгіш еттік: low-code әзірлеу қағидаттарын ұстана отырып, оны нақты тапсырыс берушінің сұранысына оңай бейімдеуге болады.
