Бюджет на автоматизацию HR-процессов зависит от множества факторов: размера компании, числа сотрудников, количества HR-специалистов, уровня уже имеющейся автоматизации и того, сколько процессов нужно охватить.

Интерес к HR-автоматизации растёт из года в год. Чаще всего компании начинают с автоматизации рекрутинга, адаптации и оценки персонала — преследуя несколько целей одновременно: повышение эффективности от имеющихся человеческих ресурсов, рост вовлечённости, прозрачность процессов и справедливую оценку.

Кто выигрывает от HR-автоматизации

  • Акционеры — снижают стоимость управления эффективностью трудовых ресурсов и уровень ежедневной вовлечённости в операционку.
  • Топ-менеджмент — получают ясную картину по одному из стратегических активов компании — персоналу — и управленческую структуру, которая быстро реагирует на изменения.
  • HR-служба — избавляется от бессмысленных операций, бесконечного copy-paste и «зоопарка» разрозненных систем, и фокусируется на стратегических задачах развития персонала.
  • Линейные руководители — получают инструменты и навыки управления главным ресурсом своей работы — людьми.
  • Сотрудники — получают возможность честного диалога с работодателем, быть услышанными и строить карьеру на основе своих реальных результатов.

По данным немецкой консалтинговой компании Kienbaum, HR-автоматизация позволяет сэкономить до 40% времени HR-подразделения. Это время HR может перенаправить на управленческие процессы: поиск и подбор персонала, программы адаптации, постановку целей и оценку достижений, оценку и развитие компетенций, карьерное продвижение и опросы.

7 шагов к бюджету на HR-автоматизацию

  1. Оцените текущие расходы на HR-процессы. Прежде чем определять бюджет на автоматизацию, важно понимать, сколько компания уже тратит на персонал — рекрутинг, подбор, оценку, обучение и развитие, управление производительностью, компенсации.
  2. Определите цели автоматизации. Какие именно HR-процессы нужно автоматизировать и зачем? Цели зависят от зрелости компании: это может быть сокращение времени на задачи, снижение количества ошибок, повышение точности данных или рост вовлечённости.
  3. Определите необходимый функционал. После целей — функции: поиск и подбор персонала, адаптация, оценка потенциала и результативности, опросы, кадровые заявки. В этих процессах много рутинных шагов, которые легко автоматизируются.
  4. Исследуйте рынок и цены. Изучите доступные решения — облачные и коробочные (on-premise), их функциональность и возможности интеграции. Не забывайте про регуляторные требования — в первую очередь закон о персональных данных — при рассмотрении иностранных решений.
  5. Оцените стоимость реализации проекта. Учитывайте не только лицензию, но интеграцию с существующими системами, внедрение, обучение ключевых пользователей, настройку и техподдержку — а также бюджет на дальнейшее развитие проекта: требования будут меняться по мере роста зрелости процессов.
  6. Оцените ROI. Например, сотрудник, не прошедший испытательный срок, может стоить компании 4–5 его зарплат. По данным LinkedIn, компании, автоматизировавшие HR-процессы, зарабатывают на 15% больше конкурентов. ROI может включать снижение затрат на HR-процессы, рост производительности и сокращение времени на задачи.
  7. Создайте план внедрения. С учётом целей и потребностей компании — со сроками, задачами и ответственными. Обязательно включите в проект лидеров подразделений: без их поддержки трансформация не приживётся.

Кто нужен в союзники

Провести эту работу в одиночку HR-специалисту сложно — его компетенции лежат в другой плоскости. Хорошая идея — привлечь финансового директора и руководителя IT. Первичную информацию и выводы готовите вы сами, им остаётся верификация и одобрение — как правило, коллеги не любят глубоко погружаться в чужую проблему.

Прежде чем начинать бюджетирование, стоит поговорить с ними и понять, что у них «болит». Финдиректора обычно можно заинтересовать прозрачностью процессов, оперативной отчётностью и перспективой снижения расходов на персонал. CIO — тем, что вы перестанете отвлекать его команду задачами, до которых у неё в любом случае никогда не дойдут руки: для CIO вопросы бизнеса, финансов и клиентов всегда в приоритете выше.

Как это устроено у нас

В TopHR мы детально прорабатываем каждый запрос, чтобы дать заказчику максимально точную оценку бюджета. После демонстрации решения, если бизнес-заказчик заинтересован, договариваемся о предпроектном обследовании — оно бесплатно, весь риск на нашей стороне. Лучше на старте честно понять, насколько мы подходим друг другу, чем начинать проект с закрытыми глазами.

Хотите оценить бюджет на автоматизацию HR-процессов в вашей компании? Запишитесь на демо TopHR — предпроектное обследование проведём бесплатно.