Подбор — это не одно действие, а длинная цепочка шагов, распределённая между рекрутером, руководителем, HR и службой безопасности. Пока цепочка живёт в почте, мессенджерах и таблицах, теряются сроки, кандидаты и данные. Разберём, как выглядит процесс, если собрать его в системе. Весь путь мы делим на две части: обработка заявки на подбор и приём сотрудника в компанию. Здесь — про первую.
Кто может открыть вакансию
Сначала кажется, что заявку должен создавать только руководитель подразделения — он отвечает за исполнение бюджета. На практике заявки заполняет более широкий круг людей: сотрудник обсуждает вакансию с руководителем устно, а потом запускает процесс. Поэтому создание заявки открыто всем сотрудникам — но без доступа к суммам из штатного расписания.
Параметры заявки
- Номер заявки присваивается автоматически.
- Подразделение выбирается из оргструктуры компании, позиция — из штатного расписания.
- Основание: новая позиция, замена, перевод, увольнение.
- Локация из справочника адресов, бизнес-заказчик из списка сотрудников.
- Предполагаемая вилка по позиции, требования и ключевые навыки кандидата.
- Длительность испытательного срока — по умолчанию три месяца.
- Тип конкурса: внутренний, внешний, смешанный.
- Участники собеседования из справочника сотрудников и комментарий к заявке.
Маршрут согласования
После создания заявка сразу уходит в HR на проверку: корректность заполнения, сверка со штатным расписанием и бюджетом. Одобренная заявка попадает к тимлиду рекрутмента, а затем к ответственному рекрутеру, который ведёт её от начала до конца. Если позиции закреплены за рекрутерами, назначение происходит автоматически.
Воронка кандидатов
Рекрутер публикует вакансию, собирает отклики и формирует пул кандидатов по каждой заявке. Бизнес-заказчик получает приглашение на интервью после согласования даты со всеми участниками. После успешного интервью рекрутер отправляет кандидату ссылку на анкету: сведения о себе, образование, опыт, родственники, профили в соцсетях, воинский учёт, знание языков. Число полей настраивается под вакансию. Заполненная анкета уходит в службу безопасности — от неё нужен ответ «прошёл» или «не прошёл» с указанием причины. Параллельно рекрутер готовит оффер.
Зачем хранить анкеты навсегда
Если через несколько лет кандидат снова захочет попробовать, он уже не будет новым для компании. Сменяются поколения рекрутеров и специалистов безопасности — а ранее отклонённый по объективной причине кандидат не сможет зайти в компанию повторно.
Что это даёт
- Экономику. Видно, во сколько обходится закрытие одной вакансии и текучесть на этапе адаптации.
- Стандартизацию. Единый процесс подбора во всех подразделениях и регионах, без зависимости от человеческого фактора.
- Снижение рисков. Вся история найма — в системе, а не в блокнотах и таблицах десятков сотрудников.
- Опыт кандидата. Понятное и предсказуемое поведение работодателя формирует лояльность даже у тех, кому отказали.